El cliente, una empresa de servicios logísticos y de transporte de activos ligeros con unos ingresos anuales de 60.000 millones (RMB), que presta servicios a la industria de alta tecnología, también presta servicios logísticos a la industria a través de su operación de camiones y declaración de aduanas.
Además de gestionar el transporte de equipos, mercancías y suministros, la empresa es responsable del cumplimiento de las normas y prácticas fiscales, arancelarias y de conformidad durante todo el proceso. En el momento del encargo, la empresa representaba más de 20.000 contratos de clientes en papel y un proceso offline para proceder a la conciliación.
Numerosos acuerdos y contratos que incluyen múltiples calendarios y adendas facilitaban todas las operaciones de la empresa. El cliente, que se enfrentaba a problemas de facturación y liquidación junto con otros retos financieros y operativos, necesitaba conciliar su cartera de contratos, normalizar el lenguaje, las disposiciones y los términos utilizados en sus documentos contractuales y garantizar que las personas adecuadas tuvieran acceso a los datos contractuales apropiados para respaldar diversas acciones y actividades empresariales.
1. Recopilación del conjunto operativo de acuerdos con clientes, acuerdos de cambios de calendario y condiciones comerciales individuales a nivel de empresa para cada empresa;
2. Identificar cualquier solapamiento y comprender cómo afectaba cada acuerdo a la facturación, las liquidaciones y los procesos operativos;
3. Determinar cualquier lenguaje no estándar dentro de todo tipo de acuerdos, específicamente para identificar incoherencias en la metodología de fijación de precios y liquidación;
4. Verificar el cumplimiento del contrato y los requisitos de rendimiento y resolver cualquier problema relacionado; Mejorar la visibilidad de la información contenida en los documentos contractuales para mejorar la eficiencia operativa y la perspectiva.
NUESTRA SOLUCIÓN.
Los expertos en gestión de contratos de MERCURY colaboraron estrechamente con el equipo del cliente para adoptar una visión holística del entorno contractual existente.
1. Reunió documentos contractuales y los alojó en un único repositorio, mejorando la accesibilidad y permitiendo a los equipos identificar las versiones operativas y ejecutadas de los contratos;
2. Se han revisado los contratos para detectar posibles acuerdos solapados asociados a las cuatro empresas heredadas;
3. Identificó contratos con cláusulas de fijación de precios y liquidación no estándar y trabajó con el asesor jurídico y los directores de operaciones para normalizar las cláusulas y renegociarlas según procediera;
4. Reescribió los procedimientos operativos de gestión de contratos de la empresa, proporcionando al cliente un proyecto de mecanismos estándar de fijación de precios y liquidación y procesos de descuento que ofrecieran una orientación coherente a la organización combinada;
5. Integró los precios de los contratos, los datos de liquidación y las fechas de vencimiento en la plataforma de gestión del transporte de la empresa y diseñó un sistema de activadores para mejorar el control operativo
NUESTRO IMPACTO
1. Biblioteca de contratos muy accesible: Reunir y organizar los documentos en un único lugar permitió al cliente mejorar la accesibilidad a todos los contratos, agilizar el acceso a los documentos operativos e identificar los acuerdos que se solapaban para facilitar la integración de las cuatro empresas adquiridas.
2. Visibilidad y conocimiento de las disposiciones contractuales clave: Hacer que los datos de los contratos estuvieran disponibles en el sistema de gestión de la empresa proporcionó a los miembros del equipo del cliente la visibilidad de la información que necesitaban, como precios, mecanismos de liquidación y fechas de vencimiento, para mejorar enormemente la precisión de la facturación y la liquidación.
3. Los enlaces a los documentos contractuales también permitieron a la empresa mejorar el cumplimiento de los contratos, satisfacer los requisitos de rendimiento y cumplimiento normativo, y comprender y gestionar mejor cualquier responsabilidad y riesgo. Mejora significativa del control operativo: Una visión rápida de los datos contractuales importantes permite mejorar la respuesta operativa y la toma de decisiones. Por ejemplo, los desencadenantes integrados en la plataforma ayudaron a la empresa a mejorar el control operativo, como exigir que los contratos estén al día antes de aceptar su firma comercial.
4. Un manual de contratos diseñado para la coherencia y la eficacia: La elaboración de políticas integrales de gestión de contratos, incluida una estructura estandarizada de precios y descuentos y una estrategia interactiva de gestión de cambios, permitió a la empresa establecer procesos disciplinados de gestión de contratos que se utilizaron de forma coherente en toda la entidad combinada para fomentar la eficiencia y el cumplimiento.
