我們都希望在自己的崗位上有效率並受到重視。但是，是什麼真正將高績效者與其他人區分開來呢？這通常可以歸結為他們是如何處理工作的，而不僅僅是他們工作的努力程度。強大的工作能力不是魔法，而是建立在特定的、可學習的習慣和框架之上。
基於經過驗證的原則，以下是提升您工作效能的五個重要關鍵：
1.接受任務：以 SMART 目標要求明確性。
當您的經理指派一項任務時，請不要貿然投入。您的第一步應該永遠是了解成功完成所需的 標準。問問自己"這項任務的成功看起來像什麼？我的領導期望得到什麼樣的結果？
這方面的強大工具是 SMART 架構：
- S特定：清楚地定義任務。到底需要做什麼？避免含糊不清的指示。
- M可實現：如何衡量是否成功？哪些度量或指標可以顯示任務已完成且完成得很好？
- A可實現：考慮到可用的資源和時間，目標是否實際可行？避免讓自己陷入失敗。
- R相關性：這項任務對更大的團隊或公司目標有何貢獻？瞭解「為什麼」提供了背景和動力。
- T有時限：最後期限是什麼？有明確時間表可以產生緊迫感並有助於規劃。
事先釐清這些要點，就能確保您從一開始就瞄準正確的目標。
2.尋求指導：使用 RIDE 找到解決方案。
遇到問題是正常的。但是，簡單地對老闆說 「我有一個問題，我該怎麼辦？」並不是有效的方法。高績效者在尋求意見之前，會先分析情況並集思廣益，找出潛在的解決方案。目標是提出至少兩個可行的方案。
為了有效地提出您建議的解決方案並獲得支持，請使用 RIDE 說服模式：
- R風險：清楚說明當前的問題或如果不採取行動的風險。挑戰是什麼？
- 我的利益：解釋解決問題的潛在利益或共同利益。您的經理為什麼要關心？
- D差異：清楚概述您建議的解決方案（例如，方案 A 對方案 B），強調它們的主要差異、優點和缺點。
- E影響：討論每個選項的可能結果或影響。要實事求是 - 提及潛在的小缺點會讓您的分析比只提出正面影響更可信。
這種方法顯示出您的主動性、批判性思考，以及對領導時間的尊重。
3.報告進度：使用 PREP 凸顯結果。
在提供最新資訊或報告已完成的工作時，請安排您的溝通方式，以達到最清晰、最具影響力的效果。直接切入重點。
PREP模型在這方面非常出色：
- P點：從主要結論或結果開始。主要的啟示是什麼？
- R理由：解釋支持您結論的推理或資料。為什麼會出現這個結果？
- E範例：提供具體的例子或證據來說明您的觀點，並使其具體化。
- P 點：重申您的主要結論以強化訊息，並將重點帶回關鍵結果。
此架構可確保您的訊息清晰、簡潔，並專注於最重要的事項 - 結果。
4.分享經驗：與 5W2H 詳細說明流程。
如果團隊要求您分享經驗或解釋專案，請避免含糊不清的總結。提供結構化、多角度的分析，讓其他人能真正從中學習。
5W2H框架是一種用於全面分析的通用工具：
- What：描述專案、產品或任務背景。
- Who：確定目標受眾、使用者或所涉及的利害關係人。
- Why：解釋目的和預期目標。您想要達成什麼目標？
- W此處：說明上下文或使用情境。
- When：精確指出時間、期限或關鍵里程碑（需求點）。
- How：詳細說明使用的方法、方式或驗證程序。
- H多少：量化使用的資源 (時間、預算、人員)。
使用此架構可確保您涵蓋所有關鍵層面，為您的同事提供有價值、可執行的見解。
5.檢討工作：使用 GRAI 總結並建立 SOP。
持續改善對於職涯成長至關重要。不要只是在低層次的重複中從一項任務到下一項任務。花時間檢視您的工作，從中學習，並將有效的工作系統化。
GRAI 模型為有效的工作審查提供了一個架構：
- G目標：回想任務或專案的原始目標。
- R結果：根據目標評估實際結果。您成功了嗎？成功了多少？使用資料進行驗證。
- A分析：分析成功或失敗的原因。既要考慮表面原因，也要考慮深層原因。是由於特定的行動，還是潛在的系統問題？是一次性事件還是可能再次發生？
- Insight：總結從分析中得出的主要心得、原則或方法。可以萃取出哪些模式或規則？
最終目的是將成功的實踐轉化為標準作業程序 (SOP) 或可重複的方法。從長遠來看，提升您的思維並改進您的方法，遠比只努力工作而不反思更有價值。
透過有意識地運用這五個關鍵及其相關框架（SMART、RIDE、PREP、5W2H、GRAI），您可以顯著提升工作效率，展現強大的工作能力，並加速您的職業發展。這是關於更聰明地工作、更清楚地溝通，以及持續不斷地學習。
