釋放工作效能：高績效的五大關鍵
TL;DR：透過五個關鍵習慣提升您的工作效能：利用 SMART 目標要求清晰度、利用 RIDE 提出解決方案、利用 PREP 報告進度、透過 5W2H 分享經驗，以及利用 GRAI 檢閱工作。透過採用這些架構，您可以更聰明地工作、更清楚地溝通，並促進持續學習。
簡介：工作效能的重要性
我們都努力在自己的崗位上發揮效能並獲得重視。但是，是什麼讓高績效者脫穎而出呢？這往往取決於他們如何處理工作，而不僅僅是他們工作有多努力。高工作能力不是魔法，而是建立在特定的、可學習的習慣和框架之上。在此，我們將探討能夠顯著提升您工作效率的五個重要關鍵。
1.接受任務：以 SMART 目標要求明確性
當被指派一項任務時，首先要了解成功完成所需的標準。問問自己"這項任務的成功看起來像什麼？我的領導期望得到什麼樣的結果？
SMART 框架是設定目標的有力工具：
- S特定：清楚地定義任務。到底需要做什麼？避免含糊不清的指示。
- 可衡量：如何衡量成功？找出能顯示任務已完成且做得很好的度量或指標。
- A可實現：考慮到可用的資源和時間，目標是否實際可行？避免讓自己陷入失敗。
- R相關性：這項任務對更大的團隊或公司目標有何貢獻？瞭解「為什麼」提供了背景和動力。
- T有時限：最後期限是什麼？有明確時間表可以產生緊迫感並有助於規劃。
事先釐清這些要點，就能確保您從一開始就瞄準正確的目標。
2.尋求指引：使用 RIDE 找到解決方案
遇到問題是正常的。但是，簡單地對老闆說 「我有個問題，該怎麼辦？」是沒有效果的。高績效者在尋求意見之前，會先分析情況，集思廣益，找出潛在的解決方案。目標是提出至少兩個可行的方案。
使用 RIDE 說服模式來有效地提出您建議的解決方案：
- R風險：清楚說明當前的問題或如果不採取行動的風險。挑戰是什麼？
- 我的利益：解釋解決問題的潛在利益或共同利益。您的經理為什麼要關心？
- D差異：清楚概述您建議的解決方案（例如，方案 A 對方案 B），強調它們的主要差異、優點和缺點。
- E影響：討論每個選項的可能結果或影響。要實事求是 - 提及潛在的小缺點會讓您的分析比只提出正面影響更可信。
這種方法顯示出您的主動性、批判性思考，以及對領導時間的尊重。
3.報告進度：利用 PREP 凸顯成果
在提供最新資訊或報告已完成的工作時，請調整您的溝通架構，以達到最清晰、最具影響力的效果。PREP 模式在這方面非常出色：
- P點：從主要結論或結果開始。主要的啟示是什麼？
- R理由：解釋支持您結論的推理或資料。為什麼會出現這個結果？
- E範例：提供具體的例子或證據來說明您的觀點，並使其具體化。
- P 點：重申您的主要結論以強化訊息，並將重點帶回關鍵結果。
此架構可確保您的訊息清晰、簡潔，並專注於最重要的事項 - 結果。
4.分享經驗：與 5W2H 詳述過程
當被要求向團隊分享您的經驗或解釋專案時，請避免含糊不清的總結。提供結構化、多角度的分析，讓其他人能真正從中學習。5W2H 框架是進行全面分析的通用工具：
- What：描述專案、產品或任務背景。
- Who：確定目標受眾、使用者或所涉及的利害關係人。
- Why：解釋目的和預期目標。您想要達成什麼目標？
- W此處：說明上下文或使用情境。
- 何時：準確指出時間、期限或關鍵里程碑。
- How：詳細說明使用的方法、方式或驗證程序。
- H多少：量化使用的資源 (時間、預算、人員)。
使用此架構可確保您涵蓋所有關鍵層面，為您的同事提供有價值、可執行的見解。
5.複習工作：使用 GRAI 總結和建立 SOP
持續改善對於職涯成長至關重要。不要只是在低層次的重複中從一項任務到下一項任務。檢閱您的工作，從中學習，並將有效的工作系統化。GRAI 模型為有效的工作檢閱提供了一個架構：
- G目標：回想任務或專案的原始目標。
- R結果：根據目標評估實際結果。您成功了嗎？成功了多少？使用資料進行驗證。
- 分析：分析成功或失敗的原因。既要考慮表面原因，也要考慮深層原因。
- 洞察力：總結分析得出的主要心得、原則或方法。
最終目的是將成功的實踐轉化為標準作業程序 (SOP) 或可重複的方法。從長遠來看，提升您的思維並改進您的方法，遠比只努力工作而不反思更有價值。
透過有意識地運用這五個關鍵及其相關框架（SMART、RIDE、PREP、5W2H、GRAI），您可以顯著提升工作效率，展現強大的工作能力，並加速您的職業發展。這是關於更聰明地工作、更清楚地溝通，以及持續不斷地學習。
